Effizienz steigern und Mitarbeiter motivieren
Hybrides Arbeiten ist ein zentrales Element auf dem Weg hin zu einem modernen Arbeitsumfeld. Die Büro-Optimierer verraten, wie Sie Ihre Flächen fit für die Zukunft machen – und so nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch perspektivisch Kosten sparen können.
Die Arbeitswelt ist in einer Zeit des Wandels. Zum einen kehren Mitarbeiter nach zwei krisengeplagten Jahren langsam an ihre angestammten Arbeitsplätze zurück: Laut der JLL-Studie „Hybrid Work Decoded“ steigt die Büroarbeit perspektivisch von aktuell 2,3 Tagen pro Woche auf 2,6 Tage an. Auf der anderen Seite bietet die Neujustierung des Arbeitsumfelds vielfältige Möglichkeiten zur Umgestaltung und langfristigen Kostenreduzierung. Das Zauberwort heißt „hybrides Arbeiten“.
Was bedeutet hybrides Arbeiten? Eine Definition
Der Begriff „hybrid“ bedeutet laut Duden „gemischt“ – und zeigt, wie die Zukunft im Arbeitsbereich ausgelegt werden kann: Hybride Arbeitsmodelle verbinden die Möglichkeit, die Arbeitszeit sowohl im ehemals örtlich gebundenen Büro als auch außerhalb davon zu verbringen. Wie das in vielen Branchen funktioniert, haben die letzten Jahre gezeigt: „Selbst Unternehmen, die bisher das mobile Arbeiten kategorisch ausgeschlossen haben, erlebten in der Pandemie, wie sich zeitgemäße Strukturen umsetzen lassen“, erklärt b-connect-Geschäftsführer Frank Böhnisch.
Aus der Not wurde eine Tugend: Heute setzen vielzählige Firmen auf das hybride Arbeiten, um auch im angespannten Personalmarkt verdiente Mitarbeiter zu halten und junge Talente für sich zu gewinnen. „Ein großer Vorteil des flexiblen Modells ist die gute Vereinbarkeit von beruflichen und privaten Inhalten, da Pendelzeiten und fixe Anwesenheits-Verpflichtungen entfallen. Je nach Unternehmen und Aufgabenbereich wird dabei zwischen Teil-Flexiblen-, Voll-Flexiblen- und Remote-First-Modellen unterschieden“, weiß Michael Bernardy, der gemeinsam mit Frank Böhnisch b-connect gründete.
Herausforderungen von hybridem Arbeiten
Damit hybride Arbeitsmodelle den gewünschten Erfolg zeigen, sind vielfältige Faktoren entscheidend. Unter anderem:
- Akzeptanz der Mitarbeiter
- (Technische) Ausstattung
- Funktionierende Kommunikationsketten
- Sicherstellung des regelmäßigen Austauschs
„Um die Akzeptanz der Mitarbeiter für Veränderungen positiv zu beeinflussen, setzen wir bei allen Change-Management-Prozessen auf die aktive Einbindung. Wir führen Workshops durch und entwickeln gemeinsam mit dem Auftraggeber Möglichkeiten, um Vorteile und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten zu kommunizieren“, erklärt Michael Bernardy.
Ist die Entscheidung für hybrides Arbeiten gefallen, müssen ausreichende technische Voraussetzungen geschaffen werden, um eine reibungslose Umsetzung zu ermöglichen. Zentrale digitale Ablagesysteme und externe Zugriffsmöglichkeiten sind die Grundlage für eine flexible Arbeitsplatzwahl. Vor Ort bieten z.B. Smartboards die Möglichkeit, Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort bei Projekten virtuell in den Raum zu holen. „Entscheidend für den Erfolg sind funktionierende Kommunikationsketten, damit die ‚externen‘ Angestellten jederzeit den gleichen Informationsstand wie die Kollegen im Büro haben“, erläutert Frank Böhnisch.
Den Austausch beim hybriden Arbeiten fördern
Hat das Büro in Zeiten von hybridem Arbeiten somit überhaupt noch eine Daseinsberechtigung? Auf jeden Fall: Nicht alle Mitarbeiter können oder wollen täglich aus dem Homeoffice arbeiten. Zudem wandelt sich das Büro schleichend vom zentralen Arbeitsplatz hin zum Ort des sozialen Miteinanders. „Die Menschen kommen nicht mehr ins Büro, um irgendwelche Firmenvorgaben zu erfüllen, sondern um mit anderen Menschen kreativ zu sein, sich auszutauschen“, sagt etwa Microsoft-CEO Satya Nadella in der WirtschaftsWoche.
Um diesen Austausch zu fördern, lohnt es sich, Arbeitsflächen neu zu denken und zu optimieren. Da nicht länger alle Schreibtische gleichzeitig besetzt sind, bietet sich das Desk-Sharing an. Durch das dafür erforderliche Clean-Desk-Prinzip der aufgeräumten Arbeitsplätze sollten für persönliche Gegenstände Schließfächer zur Verfügung stehen. Gleichzeitig können so freigewordene Bereiche als Lounges aufbereitet und für Socialising sowie Meetings genutzt werden. Je nach Größe ist sogar eine Untervermietung denkbar. Laut Studien sind durch hybrides Arbeiten so Ersparnisse bis zu 30 Prozent der laufenden Kosten möglich.
Mit dem Omprela Office Check Potenziale ermitteln
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